生活漫談 - 時間管理

作者:Queenie Yeung (楊沛群)

有效運用時間

想要體會  『一生』有多少價值,你可以去問一問一個善終的病人。

想要體會  『一年』有多少價值,你可以去問一個失敗重讀的學生。

想要體會  『一月』有多少價值,你可以去問一個不幸早產的母親。

想要體會  『一週』有多少價值,你可以去問一個定期週刊的編輯。

想要體會『一小時』有多少價值,你可以去問一對等待相聚的戀人。

想要體會『一分鐘』有多少價值,你可以去問一個錯過火車的旅人。

想要體會『一秒鐘』有多少價值,你可以去問一個死裡逃生的幸運兒。

想要體會『一亳秒』有多少價值,你可以去問一個一個錯失金牌的運動員。

 生命由時間組成，時間就是生命，人的生命只有一次，我們可以把此生用不完的財富留給下一代，但我們無法留給他們千份之一秒。每人每天同樣都有86,400秒可以運用，而且時間總是不停留地向前邁進，它不會逆轉、不可貯存、也不能再生，是一次性的消耗品。即使花去額外的時數去完成任務，也不保證你的回報一定有質素，因此我們要努力讓每天都有最佳收獲，同時把握及珍惜當下，實實在在地活好此時此刻，積極活在今天，並朝著自己的人生目標進發，令生命更有意義和快樂。

1.   權宜輕重要--抓大放細，選出重要的20%的工作投資回報在高增值的工作(Valued Jobs Only)上。

運用意大利經濟學家兼社會學家巴烈德Vilfredo Pareto的80/20法則來贏取最大的收獲。80/20原理是在一群事物中屬於「重要的少數」只佔20%，而屬於「瑣碎的多數」則佔80%倘若能掌握那些只佔20%重要的少數及關鍵重點，就能獲得80%的「四兩撥千斤」成效。但若致力於佔80%的瑣碎的多數，則只能產生20%的效果。所以我們要花時間在產生80%效果「重要及關鍵的少數」，而不要浪費太多時間在只有20%效果的「瑣碎的多數」。「射人先射馬，擒賊先擒皇」，選出關鍵的20%的工作投資與回報在高增值的工作上。

 

高效率工作者專注高增值的工作，懂得篩選工作的輕重，從而專注在幫助自己達標的事情上，達至至效率Efficience及效益Effectiveness。

工作效率＝工作總成果(工作完成量×工作品質)

                投入總資源〔時間×(心力＋腦力＋體力)〕

勤勞的人事事「攬」上身以示刻苦耐勞，誤以為多花時間在工作上，是衡量員工勤力的指標。其實，上司要的是工作的品質及成果，而不是工作的時數，工時愈長反而覺得員工力有不逮及將勤補拙之感。

2.   好的準備是成功的一半。

工作計劃是最佳的私人秘書，時間的價值是「用」而不是「花」的；若果我們無目標、無方向的話，人生只會變得沒有價值，時間亦變得沒有意義。清楚自己的定位，按照你的人生目標及事業的方向出發，了解每一階段的工作重點，依此來計劃和分配時間，好好計劃一天的工作，重要的事情必然會先處理好，才能發揮真正的時間管理功效。

2.1把工作歸納及分類。

分出優先順序(Prioritization)輕重緩急及重要性，記每月的日程簿中的框架內，將混亂工作變得井然有序。

1) 設定目標(Goal Setting)短期、中期及長期目標。

2) 優先次序(Prioritization) (i) 重要及緊急的事情(立刻做)

 (ii) 重要及不緊急的事情(安排時間做)

(iii) 不重要及緊急的事情(可以不做)

(iv.) 不重要及不緊急的事情(可以不做)

3) 處理中斷(Managing Interruptions)

4) 處理耽擱(Procrastination)

5) 安排(Scheduling)：計劃貫徹步署執行、授權其他的人、延後到其他時

間及從工作單除去。

2.2「六何法」(6W)計劃時間安排：為何做Why?何時做when?做何事what?何地做where?由何人做who?何人受惠Whom?執行前如何做how?另外，不同的時段、不同的場合、不同的切入點，所產生的工作效率截然不同。一個優秀的工作者應該懂得妥善區分各類事務，並按照工作內容及性質，選擇適當的時間、場合及機會，著手處理各類要務，即可迅速完成工作並提升效率，將最佳的時段及最充足的資源投資於重點項目上，以獲取最大的利基。

2.3工作方法的簡化。KISS (keep It Short and Simple)如運用五常法之中單一是最好的原則(One is Best)一條龍/一站式服務、公佈板集中資料發放、整批處理(batch processing)累積一次過處理、一件文件只處理一次，不要翻來覆去地處理文件，使自己先入為主把新舊的東西混亂；儘量用一張文件臚列所有資料；把相同處理的事工統一標準化的表格、留言紙、信箋，運用填充法或剔號等方式簡化文書時間；一分鐘電話、處理、讚美、評鑒。學習速讀或精讀增加閱讀能力以節省時間；即時處理(real time)文件存檔，文件閱讀後即時存檔，把不重要的文件即棄，避免囤積及日後費時找尋；時間分享(time sharing)多機收費，打簿快、不設找續、免申報通道、老弱傷殘通道等；網上理財、網上購物等。

運用視覺管理的顏色區分、張貼指示、透明貯存器等方便管理；另外工具配合如微波爐、易潔鑊、高速煲、真空煲、洗衣及乾衣兩用機、免熨衣服、電動筆刨、免提電話、計時器、紅外線防盜嗚鐘、防盜監察裝置等等。

2.4善用時間表。一覽無遺地步署時間安排，增加或騰出完整時間區塊，令工作更有效率。

	星期一	星期二	星期三	星期四	星期五
8:00-900
9:00-10:00		工作會議	員工訓練
10:00-11:00	業務會議			接見客戶
11:00-12:00		接見客戶			工作會議
12:00-13:00	午膳
13:00-14:00	接見客戶		督導員工	業務會議
14:00-15:00	考績會談	工作會議	督導員工		接見客戶
15:00-16:00	考績會談	接見客戶
16:00-17:00			接見客戶

乾坤大挪移增加完整時間區塊

	星期一	星期二	星期三	星期四	星期五
8:00-900	工作會議
9:00-10:00	工作會議		完整	時間區塊
10:00-11:00	考績會談
11:00-12:00	考績會談
12:00-13:00	午膳
13:00-14:00	接見客戶		督導員工	業務會議	工作會議
14:00-15:00	接見客戶		督導員工
15:00-16:00	接見客戶			員工訓練
16:00-17:00	接見客戶		接見客戶	接見客戶	業務會議

參考2)工作流程表(因應內容增刪各細項)

工作任務/月份及日期	一				二月				負責人	協助者
	1週	2週	3週	4週	1週	2週	3週	4週
									A
									B
									B	A
									D	E
									C
									D	E
									C	F
									D	E
									C	F
									B	C
									D	E

3. 積少成多(No Blank Mind)。

金錢是花的，時間是用的；金錢沒有了，你可以賺回來；但時間浪費了，便沒辦法討回。所以時間比金錢更重要。「早起三朝成一日」，多點尋找生活中的『零碎時間』把它累積起來讓它發揮威力。如每天能在這裡省了幾分鐘，那裡省了半句鐘，日積月累，一天便可以多出四小時了。生活上有許多時間是可以省回來的，如利用交通時間在車上沉思，充分利用零碎的時間來思考或計劃，這些都是思考的好時機。在車上聽音樂、打機可以消閒及舒緩壓力。勤勞的人會安排很多時間在車上看書報、溫書。亦會充分利用空閒及無聊的時間來思考或者計劃。好像排隊輪侯時、洗澡時、甚至上廁所時，這些都是思考的好時機。

隨身帶備一本小記事簿，將所看到的及想到的記錄下來，累積多本簿把它記錄和保存，以便日後有時間再拿出來重看、重溫、重學。因此，所有的等待，都變成我最美好的學習時間了！善用零碎時間滴水可以穿石,鐵柱可以成針,一些平常不為人重視的零碎時間如能善用,就會發現自己一天擁有的『短暫』時間是多麼『長』。

利用彈性時間(Flexible Time)。包括利用吃飯時間、提早上班/延遲下班、非繁忙時間的運用。全港最繁忙的上班時間，大概是八時十五分。在這時候，地鐵的月台一定出現人山人海的景象，而巴士就逼得一個空位也沒有。要是早十五分鐘上班的話，你會發現另一個景象；相對地，吃飯的時段也一樣。如果大家能夠早一點上班、早一點吃飯，你可以省卻十五分鐘的排隊時間，而令你比其他人多出半小時。從今天起，利用以上的建議來好好安排你的工作和時間，看看能否產生不同的成果！

4.「守時」的習慣是成功的必殺技。

時間是世上最縹緲、最無法抓緊的東西；時間如此寶貴地分秒流走及不等人。但只要你能認真重視時間，學懂事事守時，自然會發現同樣的二十四小時，你能活得更充實和有價值呢！因為守時亦代表自己的個人形象，能贏取別人心目中的誠信和責任感。西方有一句話說：昨天已成為歷史，明天則遙不可知，而今天是一份禮物(Yesterday is History, Tomorrow is a Mystery, Today is a Present)，所以英文把現在稱為Present，請珍惜這份禮物。每天的時間都是上天賜給我們最好的禮物，我們必須要珍惜當下。

5.養成「今日事今日畢」的處理事情習慣。

避免空談積極行動，擁抱挑戰有問題積極面對及立刻解決、不逃避、不拖延、不等待、也不留待明天。成功的人與失敗的人最大差異是前者會把明天的事今天做，後者是今天的事卻明天做。如處理每日的資訊來電及電郵。由於部分的來電及電郵是重要的，所以當電話掛斷或電郵已閱之時，就應要第一時間回覆，或將任務轉交給合適的人代為執行。若果現在正進行工作而沒有空餘時間去處理的話，便要懂得儘快筆錄，以免數小時後，遺忘這些重要的任務及掛一漏萬，「今日事今日畢」儘快完成當天的任務，同時清除那些不重要的資料以節省時間。

6.設定預期完成時限(Deadline)。

嘗試每個月列出你的目標、工作事項的重點，把重點再細分輕、重、緩、急作準備。將所有大大小小的事情確立於管制下，並設定截止完成限期及關注的要點，有了限期的提醒，你每個月的工作便不會堆積如山，就可以清晰地知道要怎樣運作時間了。

7. 善用每天最優質的時間，良好分配地去做最重要的工作。

懂得選擇自己的全日最佳時間，優質的時間因人而訂，早上就是全日最佳時間，因早上是擬定策略及傳送的重要郵件的最佳時機，也是吸收知識的黃金時段，早上一個小時的工作效率足以抵過下午的兩三個小時。所謂「一日之計在於晨」，希望大家都會懂得選擇自己的全日最佳時間。

順應生理時鐘重組高效生活時段：

‧   9:00-10:00AM「一日之計在於晨」早上是大腦最清晰警覺時段，適合決定事情及短線衛刺。用作回顧或展望整天的工作何謂重要或何謂急。重要緊急的事情要優先處理，不重要不急的事情，則可以先輸入一個記錄，留待精神質素沒有那麼優良之時才處理。你要好好運用每天最優質的時間，去做最優質的工作，那就是重要的工作。此外避開環境干擾，安排“避靜所”亦創造最高工作效率，因為工作效率=環境沒有干擾度+精神旺盛度。

‧   1:00-2:00PM午餐後血液走到消化系統去，令大腦缺少氧氣和養分令有睡意，不能午睡也用十五分鐘閉目養神，會有充電的感覺。

‧   4:00PM到下午四時才完全回復過來，這時長期記憶最好，不妨做策劃性工作。

‧   5:00-6:00PM是體能最佳的時間，是運動的黃金時間。

每晚睡前是「吾日三省吾身」的每日檢討時間，為今天檢討及為明天安排。我們每日營營役役忙碌地工作，很容易如「溫水煮蛙」，沒有積極地思考自己的進一步發展、人生的目標、工作定位及疏忽大環境的危機與變化；每晚睡前靜思，自我檢討每日得失？有甚麼可以改善？有甚麼我是失去而又後悔的？我們要Work Smart而不是Work Hard，要明白自己的定位，然後找出自己將來的目標，並從生活及工作中，找到人生的意義、樂趣和滿足。"We make a living by what we get, but we make a life by what we give." (Winston Churchill)

8.   「活在當下」認真做好每一件事，從一而終。

「活在當下」是佛家修行的方式。一日，施主問一位禪師：「修行人平常是如何生活的？」禪師平淡地回答：「都不過吃飯和睡覺而已。」施主十分驚訝地說：「一般俗人每天也是吃飯和睡覺，那修行跟俗人有什麼差別？」禪師笑一笑說：「當然不同！修行的人吃飯的時候就是吃飯；睡覺的時候就是睡覺。而一般人該吃飯的時候，心裡卻想著其他東西；該睡覺的時候，不好好睡覺，總是百般的煩惱。」人生無常，能夠活在世上，我們應該要珍惜每一個當下，每一個呼吸之間，實實在在地活好此時此刻。佛家會教我們不要側重過去，只要積極活在今天，擁有了現在，我們才能擁有未來，生命才會有意義。我們需要集中每天生活裡面對的人、事和物，全心全意去接納、享受、投入和體驗這一切。

不單活在當下，還要「從一而終認真做好每一件事。」養成做事一氣呵成的習慣，不要把工作翻來覆去，也不輕易自行中斷或中途放棄，即使不得已而中斷時，在工作的適當點停下來，因為「時間成本」是非常高昂，重做一件工作是需要時間去再蘊釀和熱身，因此愈快地完成了這件工作便少了一個任務和一個問題。

9.   善用人脈助力:設立一個助力系統及知人善任。

在你生活中要學懂建立「防火場」，也要建立你的助力系統，權宜甚麼工作可以委派(delegation)他人幫助你去完成。分析你的朋友網絡中各人的不同專長、各自的人際網絡、常識甚至專業知識。可能你只要撥一個電話，對方已可即時給予意見，省回你許多資料搜集的時間。另外助力亦包括工具如工作間的時鐘、響鬧提示、電話錄音、備忘錄等。

明確分工。將重要的、必須的工作及不能假手於人的親自做。因為工作越複雜耗費的時間越多，力求高增值回報，儘量從事自己專精的事務。次要的工作、非自己專長的工作或別人比你使得更好的工作，盡可能另請高明或借助專家代為執行；最重要是知人善用，適當地委派工作，使自己能夠集中火力於最擅長的項目上以提高工作效率。當工作分配於他人協助時，自己要担當統籌人，收集各人的工作各匯報，以監督事工進度，透過協同效應的合作分工，優化自己的表現，保持自己在清醒及最佳的狀態。

10.  處境計劃(Scenario Planning)兩手準備。

處境計劃(Scenario  Planning)是為你的工作做準備之際同時想同事所想、想顧客所想、想老闆所想。在工作進行中分析同事給予的建議，要懂得如何拒絕或接受。如同下棋，走每一步時要為別人想多想四步，每一步都能牽一髮而動全身，有了這種互為思考，結果必然事半功倍。另外，嘗試以果為因地思考，以最壞的打算是最好的準備，當你能夠考慮周全，顧及所有出錯或問題時，心理早有準備，就不至於方寸大亂，能氣定神閒地跟進及補救。

同步進行。是一石二鳥地同時進行兩樣或以上的工作，如發放重要的資訊發放給委任的負責人，同時亦知會其他團隊協作的人士，讓他們能盡快將資訊轉換成為有用的組件，再將之「接龍」變成有系統地工作的結果，避免彼此有所誤解而做多了或做小了，以節省時間。另外，在生活細節中利用吃飯時看電視、邊看電視邊褶衫或燙衣等等的時間運用，亦可收同步之效。

11.  「放棄」的學問。

勤勞的人把簡單的問題複雜化，想不通的事還是要想。面對問題時，千萬不要強迫自己想出辦法來，這樣，只會「鑽牛角尖」，就算想到了，都可能是沒效用的解決辦法，完全浪費時間和精神。精明的人會把複雜的問題簡單化，想不通就不再想。嘗試把問題放在一邊，過了一會可能突然間你的腦海會浮現出解決方法。若果該工作自己真的不能勝任，那麼就乾脆說出來，請他另找高明，不要勉為其難行事，令結果弄巧反拙。

12.   學懂拒絕。

當有大量工作在面前時，要明白並不是所有工作都能由自己做完。每人都只有二十四小時，為何你的二十四小時要做得比別人更加多工作呢？一些不屬於自己的工作，便要學懂拒絕或放棄。又或者突如其來有好幾份優差的兼職，同時給予你機會，但是每天只得二十四小時，要保持家庭與工作及休息與工作的平衡，便要學懂抉擇和有禮貌地拒絕一些不屬於你，或你不應去做的工作。

人生中我們無法控制的事情如：性別、父母人選、天氣、出生地點、過去的錯誤、意外、世界局勢、人口政策、破產人數等。但我們可以控制的事情如：學習新知識、訂立目標、生活習慣、拋棄陋習、妥善計劃、分配時間、權宜輕重、個人發展、陪家人……

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